La buena comunicación es la base sobre la cual se fundamenta todo tipo de relación. Mediante ella, ambas partes manifiestan su punto de vista sobre las cosas, su opinión sobre lo que les gusta y lo que no les gusta, sus deseos, sentimientos y emociones.
Gracias a la buena comunicación se pueden estrechar lazos y hacer que las relaciones sean más estables y duraderas. Ya que, al conocer lo que al otro le gusta, se hace todo lo posible por complacerlo.
Lo contrario también es cierto, cuando no hay una buena comunicación, las relaciones se hacen inestables, existen más conflictos, dudas y desacuerdos. Hay falta de consideración y de empatía, por lo que fácilmente se dejan de sentir apreciados y valorados. Probablemente, al poco tiempo, de esa relación solo quedará un mal recuerdo que querrá ser olvidado.
Esto aplica también a las relaciones comerciales. De allí que sea fundamental que haya una buena comunicación, para que estas relaciones puedan perdurar con el paso del tiempo. Además, al conocer los gustos, intereses y exigencias de ambas partes, podrán velar porque se cumplan fielmente.
La tecnología ha contribuido a que se mantenga una buena comunicación. Algunas empresas se han valido de diferentes medios para mantener abiertas estas vías. De hecho, han ideado sistemas de redes para interactuar.
Esto beneficia no solo a la empresa en sí misma, sino también a quienes la integran y a los clientes para los cuales trabajan. Uno de estos sistemas es el Sistema red de la Seguridad Social, ¿habías escuchado hablar de esta herramienta de trabajo? Probablemente no.
Sin embargo, en este breve artículo podrás estar al tanto de cuál es su funcionamiento, su importancia y qué relación guarda contigo. Por ello, es importante que prestes mucha atención y que tomes nota de los aspectos más sobresalientes.
¿Qué es el sistema en red?
En un sentido muy amplio, podríamos decir que el Sistema Red no es más que una plataforma que hace posible la transmisión, vía Internet, de diferentes tipos de documentos entre una empresa y la Seguridad Social.
Gracias a este sistema, las empresas pueden presentar solicitudes, realizar diferentes trámites y recibir notificaciones. Por ejemplo, como dar de alta a un trabajador o entregar los documentos para comenzar a cotizar.
Algunas de las gestiones más comunes, que se realizan por este medio, son los siguientes:
- Para las cotizaciones: se presenta la relación de nómina de los trabajadores, la tramitación de los saldos acreedores y el pago de las cuotas asignadas.
- Para la afiliación: todo lo relacionado con las altas y bajas de los trabajadores.
- La tramitación de bajas y altas de los trabajadores por accidentes de trabajo o enfermedad profesional en el Instituto Nacional de la Seguridad Social.
- El envío de los certificados de paternidad y maternidad.
- La gestión de distintas autorizaciones, entre otros trámites.
Aunque estos requerimientos se pueden procesar en las gestorías, el sistema red hace que sean más fáciles de realizar. Además, le da al empresario la posibilidad de hacerlo por sí mismo, siempre y cuando disponga de algunos conocimientos sobre el tema.
Medios para el envío de información
Dentro de este sistema existen diferentes medios que se pueden emplear para el envío de documentos y la gestión de otras actividades. Algunos de ellos son:
- El sistema de liquidación directa: esta es la opción más actual y abarcadora, ya que cualquier empresa la puede utilizar. Entre sus características principales está la realización de una gran cantidad de gestiones, así como la facilidad de calcular las cuotas que corresponden a cada trabajador, mediante la información que se recibe de una base de datos, además de la que aporta la empresa. Para usarlo, debes contar con la descarga e instalación del programa SILTRA, el cual puedes obtener mediante la página web de la Seguridad Social.
- Red directo: esta es una vía que se encuentra más limitada, ya que entre sus requisitos se encuentra que cuenten con unos 15 trabajadores en el Código de Cuenta de Cotización.
En caso de que se superen los 25 empleados, te verás obligado a cambiar de modalidad. Este es un medio que pueden usar tantos las pymes como los autónomos y no requiere que descargues ninguna aplicación ni programa. Todo lo puedes hacer de forma online, de lunes a viernes de 08:00 a 20:00 horas.
Ahora bien, en vista de que es una herramienta muy útil, que simplifica el trabajo y requiere menos esfuerzo de parte de quien la use, ¿cómo puedes acceder a ella? ¿Cuál es el procedimiento que debes seguir? Veámoslo ahora mismo.
¿Cómo acceder al sistema?
Estaremos resumiendo el procedimiento en cuatro pasos importantes:
- Para poder tener acceso a este sistema, tienes que contar con un certificado electrónico. En caso de que aún no lo tengas, entonces debes solicitar uno, ya que esta es la forma de identificación más segura que puede haber.
- Luego tendrás que realizar una solicitud de acceso al sistema. Esta la puedes solicitar a tu nombre o a nombre de otra persona. Sin embargo, debes tener en cuenta un aspecto importante. La persona autorizada estará en la capacidad de baja o de alta a otros usuarios a través de la web de la Seguridad Social. Por lo tanto, es imperativo tomar una buena decisión. Para conseguir esta autorización, debes acudir a las Unidades de atención al usuario de la Seguridad Social y presentar la documentación requerida, aunque también está la posibilidad de hacerlo a través de la sede electrónica.
- En caso de haber logrado conseguir la autorización anterior, pide que se le asigne un número de CCC o de NAF. Las siglas CCC se refieren al Código de Cuenta de Cotización, el cual es un número de identificación que se le asigna al empresario cuando se da de alta y antes de que comience su actividad empresarial. En cuanto al NAF, se trata del Número de Afiliación de la Seguridad Social, el cual se recibe cuando se da inicio a la relación laboral en un primer trabajo.
- Finalmente, están la instalación y la práctica. Para poder utilizar este sistema, es necesario que se instalen diversos programas informáticos, los cuales están bajo la administración de la Seguridad Social.
Además de eso, debes descargar SILTRA, Internet Explorer, Acrobat Reader, entre otros programas necesarios. Por otra parte, quizás sea necesario que solicites orientación para aprender a emplear el sistema de forma eficiente.
Ahora bien, teniendo esto en cuenta, surge la pregunta, ¿quiénes deben utilizar este sistema de manera obligatoria? Veámoslo ahora.
Los que están en el deber de utilizarlo
Para algunos, esta herramienta podría ser opcional. No obstante, hay quienes están en la obligación de utilizarla. Desde el año 2011, se estableció que las empresas, las agrupaciones de empresas y las personas que fueran a presentar cotizaciones debían hacerlo a través de este sistema red.
Por otra parte, los autónomos, que tengas trabajadores a su cargo, se valdrán de este medio para darles de alta y para la realización de sus propias gestiones. Como es de esperarse, esto reporta grandes ventajas para las empresas, ya que se ahorran en cuanto a costes por desplazamiento. Pero también disponen de un horario mucho más amplio, que abarca las 24 horas del día.
Sin embargo, como es natural, todo tiene su parte negativa. Algunos de los inconvenientes que presenta está relacionado con la complejidad a la hora de realizar diferentes trámites, así como el manejo correcto y adecuado de todo el sistema.
Si eres un empresario autónomo, esta es una gran herramienta de ayuda que puedes utilizar a tu favor. Como ya lo hemos visto, es necesario que cuentes con cierta capacitación para utilizarla correctamente. Sin embargo, tú lo puedes hacer. Además, las ventajas que obtendrás valen la pena cualquier esfuerzo que hagas.
Aprende a usar el sistema de red de la Seguridad Social y haz tu vida más fácil al realizar tus trámites tú mismo. No lo dejes en manos de otro.
