¿Tienes una empresa y sientes que la organización no es del todo efectiva en cuanto a elaborar un sistema? ¿Necesitas crear ciertos hábitos que te permitan tener un uso de las horas laborales que mejoren el rendimiento empresarial? En este artículo hablaremos de qué es la gestión de proyectos y de todo lo que has de saber sobre ella. Se trata del conjunto en metodologías que planifican y dirigen procesos para una idea. Este proyecto está formado por varias operaciones elaboradas con un objetivo concreto en cuanto a recursos, alcance, final e inicios establecidos. Dichos objetivos en cuanto a gestión son:
- Gestión del inicio y de evolución del proyecto.
- El control y la respuesta cuando se generan problemas durante el proyecto en sí.
- Finalizar y aprobar de una manera sencilla el proyecto.
El proyecto es independiente respecto a la actividad empresarial diaria, ya que requieren reuniones para localizar y establecer objetivos concretos. Con el fin de conseguir el éxito de la idea, es clave que el trabajo del equipo sea eficiente. La forma de llevar la gestión de proyecto organiza el trabajo, aunque va a depender de factores varios. Estos factores son la complejidad en tareas, escalabilidad (probabilidades del crecimiento del proyecto) y la importancia. Esta organización se dirige de manera concreta a alcanzar objetivos previamente establecidos que dan un beneficio a la empresa. Estos objetivos se van a poder expresar de varias maneras como resultados (por ejemplo, crear una nueva sucursal), consecuencias (reubicación de trabajadores o contratación de nuevos empleados para esa sucursal). Otras formas son los beneficios (reducir los costes en cuanto a mantenimiento de instalaciones o máquina y cheques en comida) o el objetivo estratégico (doblar nuestro rendimiento empresarial en los próximos años).
Puede que también le interese saber qué es la gestión de inventarios para que evolucione nuestras sistemática. Además, hemos de tener en cuenta que hemos de seguir cumpliendo con nuestra responsabilidad financiera.
Gestión de proyectos
Existen una gran cantidad de limitaciones cuando desarrollamos una idea. No obstante, hay varias que se suelen repetir con frecuencia; alcance, coste y tiempo. Las restricciones están dentro de la ecuación para la gestión de proyectos y son denominadas «Triángulo de la Gestión de Proyecto».
– El alcance. En este campo, es indispensable cuantificar y detallar los pasos que se han de dar para llevar a cabo la ejecución de la idea.
– El coste. Esta cantidad se establece cuando se inicia el proyecto y es el presupuesto que queda registrado al comienzo. Es clave que el presupuesto sea real y factible, porque vamos a tomar decisiones en base a una cantidad predeterminada. Una buena estrategia para que no falte capital o que sobre es establecer un presupuesto con una cantidad redondeada al alza. De esta manera, conseguiremos esa cantidad y a la hora de avanzar en el plan, los gastos van a ser inferiores a la cantidad inicial.
– El tiempo. Dicho recurso es invaluable. No es un factor que podemos controlar, aunque sí los procesos. Tomemos la decisión que tomemos, el tiempo no se va a parar. Lo único que podemos hacer es cuantificar su valor en cifras para lograr la eficiencia necesaria. En cuestiones numéricas, el tiempo nos va a ayudar a saber en qué parte del plan hemos de estar y qué objetivos hemos de conseguir.
Estas tres limitaciones se encuentran interconectadas y tienen una gran relevancia entre ellas. Cuando reducimos el tiempo para ese proyecto, inevitablemente aumenta el coste. Al mismo tiempo, el alcance establece el ritmo y los necesarios recursos con los que se realiza y completa la idea. Es importante ser conscientes del impacto que puede tener modificar cualquiera de ellas.
Fases de gestión
– Análisis para la viabilidad de proyecto. Se trata de la fase inicial para la idea y en ella se analiza la posibilidad de que el plan continúe. El motivo de esta etapa es que, continuamente, el beneficio a obtener por la empresa cuando implemente la idea es superior a su inversión. Si tenemos un balance positivo en cuanto a viabilidad, vamos a pasar al segundo punto. Como hemos señalado anteriormente, con el deseo de saber la viabilidad del plan, se analiza el coste, los recursos y el tiempo. Dicho análisis ha de contar con:
- Se crea un registro para realizar un seguimiento del plan con el software de la empresa.
- Previamente se lleva a cabo un análisis para saber el alcance. En él se hable del alcance adecuado del proyecto, la metodología, los departamentos involucrados, etc)
- Se analizan los riesgos al ejecutar el plan.
- Análisis para viabilidad respecto a plazos pactados, calidad a conseguir y el coste calculado.
– Planificar el trabajo de manera detallada. La finalidad de esta etapa es concretar todos recurso necesario y las tareas pendientes. Es imprescindible que se detalle de manera totalmente clara, ya que podría repercutir de manera negativa en nuestra compañía. Para continuar con la idea, hemos de plasmar dicha información según los términos acordados. Al pactar los recursos y tareas con precisión debemos:
- Comprobar que nuestro análisis de alcance esté correctamente ejecutado.
- Establecer una estimación respecto al recursos, costes y esfuerzo.
- Definición del plan para el proyecto.
– Ejecutar el proyecto. En esta fase es cuando una compañía actúa según los procedimientos del know how. Son varias técnicas, maneras de administrar recursos y gestión de procesos. Con ciertos softwares para gestión de proyectos nos crean de manera automática el informe. Es en este momento en el cual los problemas surgen, ya que:
- Se establece un entorno para trabajo (flujos y grupos de trabajo.
- Asignación de tareas planificadas en función de recursos disponibles.
- Se ejecutan las tareas que se han planificado previamente.
- Gestión de cualquier petición para un cambio.
Más fases
– Control y seguimiento de trabajo. Es el penúltimo paso y, sumado a la fase anterior, es la que tiene mayor importancia en nuestro proyecto. No en vano, se comprueba y revisa el cumplimiento de planificación y los resultados en cuanto a calidad y expectativas. Gracias a ello, la respuesta es eficaz y rápida para resolver los problemas que van apareciendo. Contando con un patrón para la gestión de proyectos nos es posible seguir actualizando procesos, añadiendo costes, tiempo y avance. Durante la etapa cuatro, básicamente se trata de:
- Seguir de cerca los hitos y tareas planificadas.
- Gestionar los entregables (en especial, control de calidad).
- Gestión en incidencias surgidas presentes y futuras mientras se lleva a cabo el procedimiento (no hay una buena conexión o relación en el flujo del trabajo).
- Generar informes para seguimiento (estos documentos son para jefes del proyecto o directores y se comunica si se van cumpliendo las previsiones.
– Cerrar el proyecto. Se trata del último paso en el que se evalúa y verifica la totalidad del proyecto. Antes de proceder al cierre, se comprueba que todo está como debería. Analizando los fallos que ha tenido el plan nos permite decidir de manera más segura y realista en un futuro. Con el fin de realizar esta evaluación, utilizamos un checklist (lista para el control). Dichas tareas son:
- Cierre de manera oficial de proyecto de todas las partes involucradas.
- Se procede a hacer una copia para seguridad de este proyecto (backup).
- Analizar los resultados en relación con las previsiones inicialmente dadas.
- Actualizar nuestra base en conocimientos con la experiencia adquirida y aprendida.
Gestión de proyectos y metodología
– Metodología tradicional secuencial. Una metodología tradicional está basada en fases secuenciales que se realizan en orden y no al mismo tiempo. Este sistema permite crear documentos que comprueban el desarrollo correcto y el cierre de la fase. Como ventaja, todo superior y responsable va a poder controlar fase por fase el proyecto. Un punto en contra es que provoca cierta estaticidad en el plan. En otras palabras, para modificar o ajustar algo del proyecto se regresa al comienzo y se empieza prácticamente desde el punto de partida.
– Metodología enfocada en su proceso. Aquí, la metodología sn dirigidas a áreas para gestión de negocio y procesos. Cada uno de los métodos está enfocado en el trabajo dentro de una serie de procesos. Existen varias categorías que pertenecen a este tipo de metodología y son:
- Lean manufacturing. Se centra en simplificar y reducir despercidios.
- Six sigma. Enfocada en datos que permitan obtener una mayor calidad para medir los errores o defectos y conseguir su reducción. El objetivo es acercarse lo máximo a cero.
- Lean six Sigma. Es una combinación entre lean (no desperdicio) y obtener una mayor calidad correspondiente al Six Sigma (ningún defecto).
- Gestión para proyectos enfocados en el proceso. En este se agrupan los objetivos de este plan con el objetivo y valores propios de la compañía.
Puede que también sea de nuestro interés saber cómo hacer un informe de gestión. Como habremos deducido, iniciar todo este proceso no está al alcance de cualquier persona. Para ello, se necesita una formación y conocimientos tanto avanzados como específicos. En este sentido, hemos de asegurarnos de contratar a profesionales contrastados que conviertan el gasto de sus servicios en una buena inversión. De nada vale ahorrar en conseguir este servicio a un precio menor si los datos que obtenemos o las conclusiones no son reales.
