De seguro te has percatado que, al ir de compras y efectuar el pago, el local comercial te hace entrega de un papelito en el que están detalladas cada una de las cosas que adquiriste del establecimiento y su precio.
¿Te has preguntado para qué es?… Ese papel recibe el nombre de factura. Gracias a él podemos estar al tanto de que nos hayan cobrado lo justo y que no nos falte ninguno de los artículos que cancelamos.
Pero, ¿verdad que usualmente no le damos mucha importancia a la factura? Por lo general, nos centramos en el contenido de las bolsas que llevamos, ¿y la factura?… Probablemente haya terminado en el bote de la basura.
Es más, hagamos un pequeño ejercicio, ¿recuerdas dónde está la factura de la última compra que realizaste? ¿Al menos sabes si te la entregaron? ¿Habrá quedado en el bolso que llevabas? ¿Puedes recordarlo? Tal vez no.
Esto ilustra el hecho de que para nosotros, la factura, carece de importancia. Pero, ¿realmente es así? ¿Sabías que estás en todo tu derecho de exigir una tras cada compra que realices? ¿Para qué la puedes utilizar?
Tanto si eres comprador como si eres el vendedor, te interesará leer este breve artículo que está dedicado a la facturación. ¿Qué es? ¿En qué consiste? ¿Cuál es su importancia? ¿Existen repercusiones negativas para aquellas empresas que se empeñen en no emitir facturas?
Estaremos respondiendo estas y otras interrogantes. Por ello, queda terminantemente prohibido dejar de leer este artículo. No dejes para mañana lo que puedes hacer hoy. Es mejor estar informado y no pecar por ignorancia.
De ese modo, podrás sacarle el máximo provecho a aquel papelito que te dan en las tiendas, la factura. Sin más que agregar, vamos a entrar en materia y a desarrollar el tema.
Instrucciones para facturar de manera correcta
Cuando hablamos de facturar nos referimos al proceso de emitir facturas. Este proceso lo realiza un profesional, un agente autónomo o una empresa y se encuentra regulado por la Agencia Tributaria.
Según la Agencia Tributaria, todo autónomo o empresa que preste un servicio determinado o venda algún bien, está en la obligación de emitir una factura y quedarse con una copia de la misma.
También debe hacerse en el caso de efectuar ventas con sistema de pago por anticipado. Siendo aún más específicos, se deben emitir facturas en los siguientes casos que señalaremos a continuación:
- En el caso de que el cliente sea un empresario o un profesional autónomo.
- Cuando el cliente así lo solicite.
- Cuando se exporten bienes, salvo en los casos donde la tienda esté libre de impuestos.
- En las entregas de bienes si se está dentro de la Unión Europea.
- En ventas a distancia y entregas de bienes con impuestos de tipo especial, etc.
Ahora bien, ¿cómo es el proceso de facturación? Puedes realizar la factura a mano, sobre un libro de facturación pero también la puedes hacer empleando un software de facturación digital.
Sin importar cuál sea la opción que elijas, la factura siempre debe tener el mismo contenido. Por ejemplo, número de serie, fecha de expedición, nombre y apellidos, número de identificación fiscal, lugar de domicilio, una descripción sencilla de las operaciones realizadas, la cuota tributaria, el monto a cancelar y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se están documentando.
Cabe señalar que esto no es lo único que debes saber. Existen diferentes tipos de factura. No, no todas son iguales. La diferencia estriba en el tipo de procedimiento que realice. Por eso, estaremos analizando los diferentes tipos de facturas que puede haber.
Lo que necesitas saber para realizar una buena facturación
Como dijimos anteriormente, hay diferentes tipos de factura. Aquí aprenderás también en qué caso se utiliza cada una.
- La factura ordinaria: Esta es la que más se usa habitualmente. Con ella se justifica alguna actividad comercial de compraventa o en donde se presta un servicio. En otras palabras, se emite después de realizada una transacción.
- La factura rectificativa: Supongamos que se ha generado la factura ordinaria pero hemos cometido un error, sea que se haya enviado a la persona equivocada, haya un error en el monto o se le haya hecho una recarga, en estos casos, puesto que se ve afectada la transacción, se emite una factura rectificativa.
- La factura recapitulativa: Es aquella que incluye varias transacciones de un mismo cliente en diferentes fechas del mismo mes.
- La copia y el duplicado de factura: La copia es totalmente igual al documento original, salvo que se le agrega la palabra “Copia”. Por lo general, la original se le entrega al cliente, mientras que la empresa se queda con la copia.
Se pueden hacer duplicados de la factura en ciertos casos especiales. Por ejemplo, cuando se envía a diferentes destinatarios o en caso de que se haya extraviado la original. En este último, habría que hacer la aclaración de que se trata de un duplicado para evitar confusiones y malos entendidos en el futuro.
- La factura proforma: Es aquella que no posee ningún tipo de validez contable ni puede usarse como justificante. La razón por la cual se emite es para que pueda servir como presupuesto para el cliente, pero tiene que añadirse la palabra “Proforma” para que no se confunda con la factura ordinaria.
- La factura electrónica: Es el equivalente de la factura hecha en formato de papel. La única diferencia es que esta se envía por medios electrónicos, tal como su nombre lo indica.
A fin de que sea legal, debe contener la misma información que una factura ordinaria y poseer una firma electrónica.
- La factura simplificada: Es aquella que no incluye todos los datos que requiere la ley. En este caso, son considerados facturas simplificadas, los tickets que se entregan tras realizar una compra.
En estos no aparecen los datos fiscales del destinatario. Se utilizan, generalmente, en el caso de transporte de personas, en el sector de la hostelería y en el comercio minorista.
Ahora sabes la diferencia que existe entre cada uno de los tipos de factura. De esta manera estarás mayor capacitado para emitir una o para utilizarla de manera más eficaz. Por otra parte, estamos en el deber de señalar que también se es posible eliminar las facturas.
Pero, ¿qué consejos debes tomar en cuenta sobre la facturación?
Consejos para hacer más fácil el proceso de facturación
Algunos podrán subestimar la importancia de la facturación. Sin embargo, quienes llevan la delantera en las empresas, saben cuán importantes son, ya que garantiza el buen funcionamiento de cualquier proyecto empresarial.
Una mala organización, en estos documentos contables de operaciones mercantiles, puede llegar a causar un caos en la empresa.
Recuerda que tienes dos opciones para realizar el proceso de facturación. El primero, es el tradicional. Aquel que se hace de forma manual valiéndote de un libro de facturación. El segundo, son los diferentes programas informáticos de facturación.
Estos programas pueden hacerte la vida más fácil en el ámbito contable de la empresa. Por otra parte, te dan la oportunidad de estar al tanto de las posibilidades de crecimiento de la empresa.
Sea cual sea el método que desees implementar, recuerda siempre que facturar es importante. Si eres cliente, exígela. Si eres el vendedor, otórgala.
