Factura proforma – Todo lo que has de saber

¿Estás buscando información o tener unas nociones básicas para distinguir los distintos tipos de facturación que existen en la contabilidad? ¿Necesitas saber los detalles exactos de una factura porque tu actividad profesional o empresa así lo requiere en la actualidad? En este artículo hablaremos de la factura proforma y de todo lo que has de saber exactamente acerca de ella. Lo primero que hemos de saber es que no es una factura en sí. Ya que simplemente es un tipo de documento. En él, podemos encontrar los detalles que, de manera posterior, se incluirán en la factura real. Su uso es bastante habitual entre el comercio internacional, por ello tiene la obligación de cumplir ciertas características:

1. El primer requisito indispensable es que debe aparecer en el encabezado como título «Proforma» y que se vea claramente para evitar confusiones o malentendidos con las verdaderas facturas.
2. Nos hará falta incluir la identificación del cliente al que facturaremos.
3. Describir los servicios o productos vendidos, así como el precio por unidad y el precio total.

Básicamente se refleja la información básica que es necesaria para que nuestro cliente entienda correctamente la transacción. Este documento no tiene ninguna validez contable, ni es vinculante, a excepción de haber firmado algún tipo de acuerdo. En este caso, la obligación estaría sujeta a ese acuerdo, no a la factura proforma.

Factura proforma y características

Las características de una factura proforma son muy similares, en comparación con la factura comercial. Como hemos señalado, únicamente se añadirá la información suficiente que refleje lo importante de la transacción y para que, posteriormente, las dos partes acepten los términos. Queremos dejar claro que aunque reciba el nombre de factura, no es tal. Es entendida como una pre-factura sin ninguna validez, a excepción de informar y detallar el servicio o producto vendido. Respecto a la persona que emite esa factura, si tiene el compromiso de procurar esos servicios o productos que se han detallado con un precio exacto.

En lo que a la contabilidad empresarial se refiere, no tienen ningún impacto ni forman parte de ella. Aún siendo similar el contenido a la de una factura final, no tiene importancia. Es un documento más destinado al cliente que al vendedor.

Composición de la factura proforma

En este tipo de factura solemos encontrar la siguiente información:

• En la parte superior del documento la palabra «proforma» dejando claro que no es una factura real.
• La fecha en la que se emite esta factura proforma.
• Los datos de la persona que emite esa factura; razón social, el nombre comercial, NIF, etc. Si es una venta a otro país, dentro de la Unión Europea, deberemos incluir nuestro número que se nos ha asignado para el IVA comunitario.
• Los datos del cliente al que va dirigido la factura; dirección, datos de contacto, razón social, NIF, nombre comercial, etc.
• Una detallada descripción en cuanto a la mercancía. Incluyendo, de manera exacta, las unidades o la cantidad exacta del producto.
• Hemos de añadir la divisa que se cotiza, precio por unidad y precio total.
• En el último punto tienes la opción de añadir en forma de desglose los gastos que has soportado en cuanto a transporte o seguro, si los hubiera.

Como puedes comprobar, los datos o la información que contiene esta factura proforma son los que también puedes encontrar en una factura legal y totalmente vinculante. En cuanto a la validez de la proforma, no es válida si el fin es demostrar algún tipo de compromiso por parte del comprador a respetar lo detallado en la factura. El vendedor sí que tiene que mantener esos términos, sobre los que ha informado previamente. Estas condiciones redactadas en la factura proforma han de respetarse. Al menos hasta que se sobrepase el tiempo que consta en dicha factura.

Tampoco nos vale para justificar ningún pago, ni posee validez fiscal alguna. Por eso, mucha gente se pregunta sobre su finalidad. Desde el punto de vista del vendedor, no es beneficioso emitir este tipo de facturas por iniciativa propia, porque no genera ningún beneficio. Sin embargo, hay muchos clientes que sí solicitan esta factura proforma, de ahí el motivo por el que las empresas accedan a su emisión. La persona que va a contratar ese servicio o pagar por ese producto puede querer informarse bien primero y por ello hace esta solicitud. Es una manera de tener un presupuesto para afrontar el pago y tenerlo desglosado antes de hacer el desembolso correspondiente.

Diferencias con la factura comercial

La gran diferencia es que una factura de tipo comercial posee la validez fiscal que la proforma no tiene. Al ser un documento calificado como definitivo, no es posible que sea modificado de manera unilateral. Por este motivo, no es aconsejable para una empresa emitir este tipo de facturas proforma si el cliente no las pide. Ya que al emitir la factura definitiva tienes los mismos compromisos. Pero también te aseguras el cobro, o al menos el compromiso del cliente a pagar, del producto o servicio ofrecido.

No tenemos ninguna obligación de emitir dicha factura. Por lo que si no queremos o no creemos conveniente, no existe tal compromiso. Aunque puede ser que el rechazo a esta petición haga dudar al cliente. Puede no efectuar dicha compra y exista el riesgo de perder la venta. En esta situación, debemos medir el interés del cliente. O si simplemente quiere la información, pero no tiene intención de compra alguna.

Consejos

Puede que también nos interese saber cómo hacer una factura en PayPal, ya que es una manera sencilla y rápida de emitir esa factura a la persona que ha contratado nuestros servicios o nos ha comprado un producto. En dicha plataforma tendrás las guía para rellenarla paso a paso. Así como un teléfono para cualquier duda que te pudiera surgir.

Si aún no has empezado a desarrollar ninguna actividad profesional y quieres hacerlo, seguramente te interesará saber cómo trabajar como autónomo. El mundo del trabajador por cuenta propia puede ser muy complejo y estresante, por lo que deberás tener ciertos conocimientos. Nuestra responsabilidad financiera en este sentido es estar al día de pagos con la Seguridad Social, hacer correctamente las declaraciones y en plazo.

En cuanto a las facturas proforma, aunque no tengan validez legal, es aconsejable tomarlas en serio. La presentación de la misma es muy importante, ya que está destinada al cliente. A efectos financieros y contables, no tendrá ningún impacto, pero es una manera de «atar» a ese cliente. Inconscientemente, aunque no sea una factura definitiva, el cliente ya se siente con el compromiso moral de continuar con la transacción. Por este motivo, es importante que cuando la emitamos, lo hagamos con el cuidado y la profesionalidad que lo haríamos con una factura normal.

Aunque en este documento tengamos la obligación de dejar claro que es una factura proforma, es aconsejable que el diseño sea parecido a la otra factura. El motivo es que, siendo vinculante o no, pertenece a nuestra empresa. Guardar cierta línea de presentación de cara al cliente nos ayudará en cuanto a que nos puedan identificar. El estilo, el logotipo y los colores ayudan a que el cliente, de manera inconsciente, lo pueda relacionar con nuestra marca. Por eso, es importante que estén presentes en todos nuestros documentos.