Factura electrónica – ¿Qué es una factura electrónica?

¿Has oído hablar de una nueva forma para tener tus facturas, pero no estás seguro de si son realmente fiables? ¿Quieres saber más información sobre cómo agilizar ciertos procesos o guardar los documentos en un sitio seguro sin tener preocupaciones? En este artículo hablaremos de qué es una factura electrónica y las ventajas que nos puede aportar su uso diario. Si no estamos familiarizados con ellas, hemos de saber que su utilización está totalmente extendida y son igual de válidas. Es posible que no todos los comercios nos ofrezcan esta posibilidad, ya que les hace falta adaptar su tecnología actual. Sin duda, es un momento que, tarde o temprano, ha de llegar por exigencia o comodidad de los clientes potenciales. Todas las empresas, al margen de su tamaño o capacidad financiera, se han dado cuenta de la importancia de renovarse. Han de ofrecer todas las comodidades existentes a sus clientes.

La nueva era de la tecnología no ha dejado indiferente a la manera en la que tenemos de comprar productos. Sea conveniente o tedioso para alguna pequeña empresa, lo cierto es que ha de renovar las plataformas de su comunicación. Esto pasa por una actualización, desde el método de pago y su facilidad hasta el envío y la misma factura. Es casi una obligación, si quieren seguir en el mercado, adquirir todas estas mejoras que faciliten el consumo del cliente. Porque, al margen del precio o la calidad y en igualdad de condiciones, siempre elegirán la opción que sea cómoda. De ahí la famosa frase que todo empresario se ha aprendido, que si no está en Internet, no existirá más. El objetivo más urgente de toda compañía ha de ser no quedar atrás en estos avances y ofrecer la mejor experiencia posible. Hemos de conseguir que los clientes estén fidelizados.

Qué es una factura electrónica

Es posible que pensemos que pueda tener otro significado u otro uso que desconozcamos, incluso otro tipo de factura. Por eso hemos creído conveniente recalcar desde el primer momento que es una factura, como otra cualquiera. Aunque seas electrónica, este documento tiene la misma importancia legal que una factura que pudiera estar en papel. Ya que, electrónica o no, sirve para justificar una prestación de un servicio determinado o una entrega de un bien. Todos hemos visto y manejado una factura en papel. La electrónica, es el documento que recibimos en dicho formato, mediante correo electrónico u otras plataformas parecidas. No se puede enviar una factura electrónica sin el consentimiento del destinatario. Lo cual quiere decir que es una opción alternativa legal que puede sustituir a la factura que todos conocemos hoy en día.

Normativa legal

Hay un Real Decreto que regula las facturas, independientemente de que sean en papel o electrónicas. Dicho decreto refleja las obligaciones en cuanto a facturación que se puede recoger en esas facturas. El reglamento que recoge esta legalidad refleja todas las normas que han de cumplir, por obligación, las facturas, ya sean en papel o facturas electrónicas. Los datos y las normas estipuladas son:

• Tipo de factura. Pueden ser simplificadas, ordinarias o completas.
• La obligación de la expedición de dicha factura.
• El contenido de la misma
• Expedir factura mediante terceros
• Requisitos que han de tener las facturas, como autenticidad, integridad y legibilidad.
• Los plazos de la factura
• Especificaciones si es factura electrónica
• Otro tipo de facturas. Por ejemplo los duplicados, las rectificativas o la recaptiulativa.
• La conservación

Aspectos importantes

Cualquier factura, sin importar la manera en la que se ha enviado o su presentación, ha de cumplir con tres aspectos muy importantes. Tienen que garantizar:

– Legibilidad. La legibilidad de una factura es el primer paso que han de cumplir estos documentos. Los datos, tanto los de la empresa como los del destinatario han de estar claros, así como el importe y cualquier otro dato relacionado. Todo documentos legal debe ser legible para que sea vinculante y tenga alguna validez. Si es una factura electrónica, la legibilidad queda en manos del programa informático; puede ser el creador del documento o el programa que la recibe.

– La integridad. Hace referencia al contenido de la factura electrónica. Quiere decir que ha de estar garantizado que no haya sido de ninguna manera modificada. Sin esta garantía, cualquiera puede cambiar el importe por uno mayor y quedaríamos desprotegidos ante dicho pago.

– La autenticidad, en cuanto al origen de dicha factura. Aquí se recoge los derechos de ambas partes, en cuanto a que se garantice la identidad de los protagonistas del documento.

– La integridad y la autenticidad en la factura electrónica se garantizan mediante diversas formas:

• Existe la firma electrónica tecnológicamente avanzada, con base certificada reconocida.
• Con un intercambio vía electrónica con un tipo de datos EDI.
• Los interesados a los que afecta, de alguna manera, dicha factura, hayan puesto en conocimiento a Hacienda de manera previa el uso y validación de la factura.
• Por último, existe un control de gestión usual para actividad profesional o empresarial de un sujeto pasivo. Esto se da siempre y cuando ello permita crear la pista fiable de auditoría. Esta pista establece una conexión necesaria entre la prestación de servicios/entrega de un bien y la factura, establecidos ya en ella.

Facturas electrónicas y tipos

Hay varios tipos de factura electrónica que hemos de distinguir, para evitar malentendidos innecesarios. La diferencia está en el formato, que puede ser estructurado o un formato sin estructurar. Los dos tipos de documentos pueden ser enviados por medio una red de comunicación electrónica, como por ejemplo Internet. El punto que no tienen en común es que el formato que si tiene una estructura tiene un tratamiento automatizado y el formato sin estructurar no facilita dicho tratamiento.

– Facturas con un formato estructurado. Este tipo de factura electrónica tiene datos y es posible que sean generadas de manera automática por sistemas informáticos encargados de la facturación por parte del emisor. También pueden ser tramitadas por un sistema informático de pago y con una contabilidad por parte del receptor. Los que utilizan un lenguaje XML entre otros, tiene un formato estructurado.

– Facturas con un formato sin estructurar. Dicho formato consiste, de una manera esencial, en la imagen. Esto dificulta su procesamiento, ya que para poder introducirlas en el sistema informático que tiene el receptor hace falta una modificación manual o una tarea costosa que no es común que esté automatizada. El OCR, reconocimientos ópticos de caracteres, es una de ellas. Las facturas que están en papel y son escaneadas o se encuentran en ficheros de PDF son un ejemplo de este tipo.

Las ventajas de una factura electrónica

Entre los muchos beneficios de usar una factura electrónica podemos destacar varios, por encima del resto. A continuación, podemos leer varias situaciones que mejoran y facilitan las tareas que hemos de hacer o las que nos ahorran.

– Reducen los tiempos. Una ventaja de usar este tipo de facturas es que los ciclos en cuanto a la tramitación se reducen considerablemente, el cobro incluido.
– Menos errores humanos. Al emitir de manera electrónica la factura, el riesgo o la probabilidad de que el documento tenga algún error es menor.
– Mejor para el medio ambiente. Al no hacer uso de papel, tiene un gran impacto positivo en la naturaleza. Además de dar una comodidad extra al cliente.
– Más barato. Gracias al procedimiento con este tipo de documentos, reducimos considerablemente varios costes. Envío postal, imprimir la información, el tiempo que nos lleva estas tareas y más obstáculos que no tenemos si procedemos electrónicamente.
– Mejor acceso a ellas. Al tenerlas en el ordenador/dispositivo electrónico podemos acceder a ellas en cuestión de segundos y en cualquier lugar del mundo. Aunque pasen los años, seguimos teniendo las facturas al alcance sin que sufra ningún tipo de desgaste el documento.
– Más control contra el fraude y gestión de empresas. Mediante estas facturas, es mucho más difícil caer en un fraude o ser víctimas de él. En el mundo empresarial, tener este tipo de facturas les permite incorporarlas a un sistema informático que facilita la gestión y contabilidad. Esto se traduce en un mayor control y reducción de gastos.
– Espacio físico. No necesitaremos una carpeta o un cajón ni un espacio en la oficina para almacenar las facturas. Gracias a ello, tenemos un espacio para trabajar mucho más libre y organizado.

Consejos

Si tienes una empresa o eres un profesional independiente y todavía no has incorporado esta herramienta a tu entorno laboral, es aconsejable hacerlo. Puede que también nos interese saber cómo hacer una factura en PayPal o cómo hacer un informe de gestión. Son opciones que tenemos a nuestro alcance y nos reportará grandes beneficios, no solo económicos, sino a nivel de gestión. Las finanzas online son nuestras aliadas, siempre que le demos un buen uso y escojamos las mejores opciones. Aunque nos cueste adaptarnos a estos avances, hemos de hacer el esfuerzo. Esta inversión, a nivel de tiempo y esfuerzo, será la mejor decisión profesional que podamos tomar. A corto plazo podemos experimentar los beneficios de esta actualización y estaremos dando un gran servicio al cliente, al margen de nuestro producto o servicio en sí.