Contabilidad – Qué es la contabilidad

¿Estás pensando en desarrollar una actividad económica, tienes claro los pasos a seguir y tienes dudas en cómo gestionarla? ¿Quieres adquirir un conocimiento profundo de las finanzas en tu empresa para poder tomar mejores decisiones? En este artículo hablaremos de qué es la contabilidad y de todo lo que has de saber sobre ella. Es la manera en la que registramos cualquier operación económica que nos permite saber el origen de toda posesión de nuestra empresa. Así como controlar lo que se ha gastado, ingresado y previsiones futuras. Con este sistema, todo movimiento y operación consta en nuestra información contable. Es la única manera de llevar nuestras finanzas actualizadas, tener un control sobre ellas y acceder a cierta información cuando necesitemos.

Cualquier persona o conjunto de personas que disponga de unos fondos, estará llevando la contabilidad de ellos. Puede ser una asociación, comunidades de propietarios, etc. Existen distintas formas de proceder en este sentido, pero siempre dentro de un marco legal, respetando la legislación vigente. Si este punto no llega a cumplirse, se puede incurrir en acciones ilegales que no solamente son sancionables por Hacienda. Al no cumplir con nuestra responsabilidad financiera, existe la posibilidad de que hagamos frente a un resultado muy perjudicial para nuestros intereses personales y profesionales.

Para saber cómo puede un emprendedor llevar su contabilidad, hemos de ser conscientes de que cada uno tiene su forma. Se puede llevar a cabo restando o sumando cualquier partida que crean conveniente, con la periodicidad o los medios más afines a ellos. Al margen de estas elecciones, al habar de una actividad económica o negocio nos referimos a su contabilidad, basándonos en nuestro Código del Comercio. A esta contabilidad empresarial se le llama de la siguiente manera; contabilidad con doble entrada. A lo largo del texto conoceremos más detalles.

Contabilidad

El objetivo de una contabilidad es la elaboración del estado contable y para ello se registra cualquier movimiento económico relacionado con nuestra empresa. Dicho informe nos permite ver de manera estructurada y con orden los datos que hemos ido añadiendo a lo largo de un ejercicio contable. Es decir, muestran un panorama general de nuestra economía, con cada apartado específico con dos funciones:

• Conseguir una visión fiel de nuestro estado en el negocio para cualquier persona que le interese. Este interés puede ser externo (banco acreedor, socio, inversor, Hacienda, etc) o interno.
• Permitir que se calculen los correspondientes impuestos a los que haya que hacer frente. En otras palabras, es fácil que una persona logre dar una buena imagen corporativa. Pero, únicamente, un estado contable reflejará la veracidad de esta percepción.

Es esta parte financiera que examina las diferentes partidas reflejadas en esos movimientos de nuestra actividad o empresa. Esta herramienta es imprescindible para saber exactamente cuál es nuestra situación y las condiciones de la empresa. Gracias a la documentación, se pueden plantear planes de acción oportunos para mejorar nuestros resultados. Con este recurso, administramos los ingresos y gasto de una empresa. Cualquiera que realice una actividad económica y efectúe operación de venta, compra o financiación, cambiará su patrimonio. Depende de cómo se realicen esta serie de acciones, puede obtener una pérdida o beneficio.

No importa si tenemos un negocio de un tamaño reducido o una economía simple, es necesario llevar esa contabilidad. La única diferencia que puede haber es que si hay cierta complejidad o volumen de negocio, necesitaremos los servicios de un asesor. Puede que tengamos una noción básica de cómo llevar la gestión, pero hay que tener una formación profesional para hacerlo de una manera adecuada. Por no hablar del tiempo que ocupa esta tarea.

Contabilidad y categorías

En este apartado hablaremos de las diferentes contabilidades que podemos encontrar. Está formada por tres:

– Contabilidad pública. Correspondiente al control en lo que a gastos de Estado se refiere.
– La contabilidad social. Es la gestión de las distintas obligaciones que nuestro Estado y un individuo comparten entre ellos y con nuestro medio que habitamos.
– Contabilidad empresarial. Es el análisis de toda relación comercial realizada por una organización o individuo. En esta contabilidad de empresa, podemos ver dos grupos:

• Contabilidad financiera. Se trata del área encargada del registro sistemático en cuanto a operaciones, simplificándolas en nuestro estado financiero. Este puede ser el balance de contabilidad, cuenta de los resultados o la cuenta de ganancias y pérdidas, estado del flujo del efectivo, del patrimonio neto o memoria.
• Contabilidad de la gestión o costes. Su función principal es informar internamente y analizar esas operaciones de manera privada y tomar decisiones en base a ese análisis. Dentro de este sistema, tenemos disponibles varias formas de medir. Por ejemplo, un costo corriente, histórico o un valor actual y valor realizable. Con estas vías, basamos un eje contable que es clave para cualquier negocio.

Cualquier empresa tiene la obligación de llevar su contabilidad, a excepción de:

• Si es una persona física que elige un régimen de módulo. En este caso, ha de almacenar toda factura en orden cronológico.
• Si es una persona física con un régimen para la estimación simplificada directa. Ha de gestionar su libro para anotar los ingresos y ventas, otro libro de gastos y compras y un libro en el que registra sus bienes de la inversión.

Por tanto, deberás cumplir con el control de tu contabilidad si eres:

• Persona jurídica. Puede ser una cooperativa, sociedad anónima, sociedad limitada, etc.
• Persona física (autónomo) con un régimen para la estimación normal directa.

Conceptos contables

En este apartado hablaremos de algunos conceptos en contabilidad claves para entender y saber gestionar nuestra economía. Aunque tengamos esta base, es necesario una formación avanzada si no tenemos una profesional que se encargue realmente de nuestras finanzas.

– El activo. Se trata del conjunto de derechos y bienes que posee una empresa. Nuestro activo, patrimonio neto y pasivo forman nuestro balance de la situación empresarial, destino de los fondos o estructura económica. Un activo puede ser:

• Activo no corriente o fijo. Es el bien que no es posible convertir, a un corto plazo, en líquido. La empresa hace una inversión para el futuro cercano y lejano. Un local,  maquinaria o instalación son ejemplos de este tipo de activos.
• Activo corriente o circulante. Un bien que puede transformarse a líquido, a un plazo superior al año. Durante la actividad de una PYME o autónomo, los clientes que están con un cobro pendiente o las existencias forman este activo.

En resumen, nuestro activo es el grueso del patrimonio que aporta a nuestra empresa liquidez.

– El pasivo. Son todo tipo de obligaciones o deudas, por lo general en el apartado financiero, contraídas y soportadas por la empresa. Su estructura es la misma que la de un activo, (fijo y circulante). Desde un enfoque contable, cuando nos referimos al pasivo estamos hablando de la estructura financiera, la fuenta para financiación, capital financiero o el origen de recursos. Si tenemos un compromiso con el banco o proveedor para pagar un préstamo o pago a plazos de un producto o servicio, ese es un pasivo. Cualquier otra deuda que tengamos con, por ejemplo, nuestra administración pública o con otro socio de nuestra empresa, será también un pasivo. Es muy importante conocer estos dos conceptos como base y saber diferenciarlos. Este es un paso muy importante, para seguir ampliando conocimientos.

Más conceptos de contabilidad

– El patrimonio neto. Cualquier elemento correspondiente a una propia financiación de nuestra empresa. Esta se calcula al restar a ciertos activos (derechos y bienes) el pasivo (obligaciones y deuda). En nuestro balance de la situación, ha de figurar por ley este patrimonio neto que nos muestra el valor de una empresa total. Cuando se procede a ampliar el capital o los socios aportan de manera puntual por una necesidad concreta, esto modifica este patrimonio neto. También su resultado en el ejercicio, que tiene un impacto, positivo o negativo, en los fondos propios.

– La cuenta anual. Formada por varios documentos en los que se almacenan datos contables y han de reflejar una fiel imagen. Para ello, se ha de respetar y cumplir con los preceptos mercantiles, fiscales y contables en vigencia. Cualquier empresa ha de presentar esta cuenta anual en nuestro Registro Mercantil. Dicho concepto se compone de una cuenta de las ganancias y perdidas, balance de la situación, estado de los cambios en nuestro patrimonio neto, memoria y el estado de un flujo del efectivo.

– Balance general o de situación. Aquí tenemos todos los datos resumidos del pasivo, patrimonio neto y activo que nos señalan nuestra situación empresarial en un tiempo concreto.

– Cuenta de las ganancias y pérdidas. Recibe el nombre de cuenta de la explotación o de los resultados. En este concepto se resumen los gastos e ingresos de un ejercicio de contabilidad. El resultado de dicho ejercicio va a ser la diferencia entre los gastos y los ingresos.

– Estado contable. Se refiere al grupo de documentos que son elaborados periódicamente y nos ofrecen los datos de nuestra situación financiera, patrimonial y contable en la empresa.

Nuestro consejo es que, si tenemos curiosidad o nos interesa esta información, sigamos formándonos. Esto no quiere decir que no contemos con la ayuda de un asesor para gestionar nuestra actividad.