Conciliación bancaria, programa de contabilidad y facturas
Una de las áreas mas importante de cualquier empresa es la destinada a la contabilidad. Todas las empresas por pequeña que sean deben tener una contabilidad en orden y de acuerdo con los preceptos que la ley establezca. La conciliación bancaria es una forma de tratar de llevar una contabilidad de una empresa del mejor modo posible
Debes saber que no todas las empresas realizan la práctica de conciliar las cuentas bancarias, de hecho lo mas habitual es que solo las empresas medianas y las grandes lo hagan. Pero eso no quiere decir que las empresas pequeñas y las microempresas no puedan hacerlo, ni tampoco que no se vayan a beneficiar de ello.
Conciliación bancaria, programa de contabilidad y facturas
La conciliación bancaria consiste en la comparación de los datos referentes a la cuenta bancaria de una empresa con los datos contables de la misma.
Es decir, es una práctica que permite confrontar y conciliar los datos de una cuenta corriente o una cuenta de ahorro (cualquier tipo de cuenta bancaria) con la información que aparece al respecto en la contabilidad.
Se pueden comparar partidas concretas en la parte bancaria y en la parte contable. Con esto se persigue principalmente solventar errores que hubieran podido surgir en la notación bancaria.
Como puedes imaginar hoy en día hay muchos programas informáticos que se dedican a ayudar a los contables a realizar la labor de contabilidad, casi todas las empresas modernas han incorporado software al área contable. También por supuesto muchos programas tienen opciones que permiten realizar la conciliación bancaria de un modo sencillo y fácil con el uso del ordenador.
Veamos a continuación como funciona la conciliación bancaria y las aplicaciones que pueden tener los programas de facturación y contabilidad al respecto
Beneficios de la conciliación bancaria
Son muchos los beneficios que aportan a una empresa las prácticas de conciliación bancaria.
Como puedes ver el principal objetivo es comprobar errores entre la notación contable y la notación fiscal, pero este no es el único beneficio.
En primer lugar gracias a la conciliación bancaria se puede tener una contabilidad mucho mas saneada que si no se hiciera, las partidas reflejan exactamente los valores que deben ser y cada vez que se revisa la situación patrimonial de la empresa puede ser cambiada en caso de que se hubiera cometido algún error de notación o tratamiento contable.
La conciliación bancaria también permite a la empresa disponer de mayor seguridad financiera y fiscal ya que al tener las cuentas bien ajustadas en caso de que hubiera una eventual revisión por parte de inspectores de hacienda estos tendrían muy complicado el encontrar errores.
Para las sociedades mas grandes como grandes multinacionales, la conciliación bancaria es una forma de dar garantía a los acreedores de que las cosas se están haciendo bien en la empresa.
Procedimiento de actuación en la conciliación bancaria
La forma mas habitual de proceder en cuanto a la conciliación bancaria es que periódicamente la entidad financiera en la que la empresa tenga su cuenta mande un informe a la empresa en la que se reflejen todos los movimientos detallados de capital que se hayan realizado en la cuenta durante el periodo correspondiente.
En cuanto a la información acerca de los movimientos acaecidos en la cuenta estos reflejan todo lo relevante al mismo. Por ejemplo ingresos con dinero en metálico, ingresos mediante cheques, letras de cambio, las fechas y la hora a la que sucedieron, sucursal…
El periodo suele ser mensual, aunque determinadas empresas pueden preferir disponer de un informe antes de finalizar un mes y otras pueden preferir periodos mas largos de tiempo. Esto dependerá de las características de la propia empresa.
En el informe no solo aparecen los cambios ocurridos durante el periodo en cuestión. También aparece un apartado reservado a informar de como era el estado de la cuenta a principios del periodo, otro apartado dedicado a informar acerca del estado final de la cuenta.
¿Qué se puede detectar con la conciliación bancaria?
La conciliación permite sobretodo encontrar y corregir errores en la notación contable o en la notación de la cuenta bancaria.
Esto no quiere decir que porque existan discrepancias entre lo aparecido en la cuenta del banco y lo aparecido en la contabilidad existan también errores.
La mayoría de las veces la cuenta bancaria y la notación contable no coincide pero no por error, sino por un simple desfase temporal entre la una y la otra, desfase temporal que por si solo a medida que se avance en el trabajo se irá corrigiendo.
Pero otras veces si que se producen errores. Principalmente errores humanos a la hora de realizar las notaciones, algunos de los errores mas habituales son:
- Confusión a la hora de escribir una cifra.
- Cambiar comas por puntos o poner puntos y comas mal. Esto puede dar lugar a errores muy grandes.
- Duplicados.
- Olvidarse de la contabilización de algún movimiento bancario.
- Confusión a la hora de apuntar los dígitos.
Con esto sabido ya podemos enfocarnos a el tema de los programas de contabilidad y facturación online y que tiene que ver con la conciliación bancaria.
Programa de facturación y contabilidad online
Por si no sabes que es un programa de facturación y de contabilidad te voy a hacer un pequeño resumen.
Un programa de facturación y de contabilidad es una aplicación diseñada para el uso de autónomos y empresas que sirve como su propio nombre indica para llevar la contabilidad de un negocio.
Ya existen desde hace muchos años programas destinados a contabilidad, aunque estos se han desarrollado mucho, llegando hasta nuestros días programas de contabilidad online muy sencillo y fáciles de usar.
Estos programas suelen incluir en su repertorio de opciones la posibilidad de hacer una conciliación bancaria automática. Esto quiere decir que cuando la entidad financiera nos envía los datos del periodo el programa de contabilidad y facturación se encarga de contrastarlos con la información contable en el acto y sin que se tenga que intervenir.
No todas las partes de la conciliación bancaria se pueden hacer de manera automática pero muchas si que se pueden programar para que se hagan solas.
Esto tiene una gran ventaja y es que la comprobación de errores se hace sola y el tiempo necesario para realizar una buena conciliación bancaria se reduce.
Programas a usar
En la actualidad existen muchos programas de facturación y contabilidad.
Muchos de estos programas son buenos y podemos usarlos de manera indistinta ya que todos cumplen su función.
De todas formas hay una serie puntos que se deben de tener en cuenta para valorar un buen programa de facturación y contabilidad. Estos son:
- Precio.
- Amplitud de opciones.
- Asistencia técnica y contable.
- Dificultad de uso.
- Disponibilidad.
- Disponibilidad de actualizaciones periódicas.
Para elegir un buen programa de contabilidad deberías de valorar con mucho cuidado todos estos aspectos. Y después de haber esudiado detenidamente todo ello decidir cual es el que mas te conviene.
Una recomendación muy práctica es primero escoger programas que incluyan una fase de prueba o demo para que previamente a comprar el programa te puedas hacer una idea de que es y como funciona.
También es una opción recomendable elegir primero programas gratuitos y esperarse a mas adelante para comprar uno de pago en caso de ser necesario.
