Cómo hacer una factura proforma

La factura proforma es un documento de compraventa de servicios o bienes que no tiene validez contable ni fiscal, si bien tiene la función de indicar una operación de compraventa que se ha realizado, para así mostrarla a un cliente u otros organismos o entidades.

Este tipo de factura es utilizada, principalmente, en los siguientes casos:

• Para que un cliente tenga conocimiento de los detalles referentes a un servicio o producto que está interesado en comprar o contratar. De esta manera, si hay acuerdo entre las dos partes, tan solo habrá que transformar esa factura proforma en una factura ordinaria.
• Este tipo de factura se emplea asiduamente en el caso de operaciones comerciales internacionales, para así documentar el valor que tiene una operación o para presentar una oferta.
• A la hora de solicitar financiación o subvenciones estatales. Son una manera de justificar una inversión a realizar.

En todo caso es importante tener siempre presente que no tiene validez legal, por lo que no sustituye a una factura y, en ningún caso, se aceptará ese documento como una prueba de que exista una relación entre una empresa y un cliente.

Requisitos de una factura proforma

Antes de indicarte cómo debes hacer una factura proforma debes tener en cuenta una serie de requisitos para que sea una factura de este tipo:

• Debe indicar claramente que se trata de una factura proforma.
• Tiene que incluir tus datos como proveedor de un servicio o producto.
• Deben aparecer los datos de identificación del cliente.
• Se debe añadir una descripción de los servicios o productos comercializamos, así como las cantidades, el precio unitario y también el total.

Cómo hacer una factura proforma

Si necesitas saber cómo hacer una factura proforma debes seguir los siguientes pasos:

1. El primer paso es colocar el título de la misma, indicando claramente que se trata de una factura proforma.
2. A continuación debes destinar un campo de la misma para colocar la fecha de la factura. Es muy importante poner la fecha de emisión para así situarla en el tiempo.
3. Otro de los aspectos que debe tener la factura son los datos del emisor, es decir, los datos de la persona que actúa como vendedor o prestador del servicio. Debe contar con los datos relativos a nombre y apellidos del profesional o nombre fiscal de la empresa, NIF o CIF, y el domicilio fiscal. Además, puede incluir otros datos como correo electrónico, teléfono, etcétera.
4. También deben aparecer los datos del cliente o receptor. Deberás añadir en este campo toda la información del cliente, tales como nombre y apellidos o nombre de la empresa, su NIF o CIF y su domicilio fiscal. Asimismo, también puedes incluir otros datos de contacto como su teléfono o su dirección de correo electrónico.
5. Otro de los campos necesarios en una factura proforma es la descripción de los servicios o productos detallada. Debe figurar al menos el nombre del producto o servicio en cuestión y su precio por unidad. Si lo ves oportuno puedes incluir más datos para que la información sea más completa.
6. Debe incluir el subtotal o base imponible, es decir, la suma de todos los servicios o productos que se ofrecen al cliente, sin aplicar el IVA  ni las retenciones correspondientes.
7. Un campo destinado al importe de IVA y las retenciones que se van a aplicar sobre la factura.
8. Para finalizar, en la factura proforma debe indicar el total de la factura, es decir, el importe final que el cliente debería pagar, una vez que se ha aplicado el IVA y las retenciones oportunas sobre la base imponible.

Un punto a tener en cuenta sobre este tipo de facturas es que no llevan número de factura. Esto se debe a que no se contabilizan al no tener valor fiscal.

Diferencias entre un presupuesto y una factura proforma

Es habitual que se piense que una factura proforma es similar a un presupuesto, ya que su función es parecida.

Aunque los dos son documentos que son enviados al cliente en una etapa previa a la contratación de un servicio o la compra de un producto, lo habitual es que el presupuesto se realice cuando el cliente solicita información sobre servicios o productos. En este caso se trata de una información del precio y una propuesta comercial.

En el caso de que el cliente apruebe el presupuesto es el momento de enviar la proforma, en la que aparece detallado todo lo relativo al apartado económico.

Diferencias entre una factura proforma y una factura ordinaria

Aunque puedan verse similares, la realidad es que una factura proforma no tiene nada que ver con una factura ordinaria o comercial. La principal diferencia entre ellas radica en que la factura ordinaria sí tiene validez fiscal y por tanto no se puede modificar.

La proforma, al ser un documento previo a la misma, no tiene validez legal, siendo su finalidad puramente informativa.