Cómo hacer facturas a tus proveedores de la UE

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¿Eres un autónomo o tienes una empresa que espera tener cierta relación comercial dentro de la Unión Europea a futuro? ¿Te gustaría saber los pasos necesarios y obligatorios para ciertas operaciones en el desarrollo de tu actividad profesional y económica? En este artículo hablaremos de cómo hacer facturas a tus proveedores de la UE (Unión Europea) y de lo trascendental. Existen muchas dudas cuando, como empresa o trabajador autónomo, tenemos una relación comercial con cualquier parte ubicada en otro país. Si está dentro de la Unión Europea, hay ciertas facilidades y acuerdos que nos permiten tener una relación fluida. La comunicación y el poder hacer facturas a proveedores es una tarea accesible, conociendo la legislación. Gracias a estar dentro de una misma comunidad, tenemos disponibles unos trámites y procesos sencillos. Otro factor importante ha sido el avance tecnológico en el sector bancario y las operaciones. Esto ha mejorado las operaciones.

Cualquier operación comercial con otro país dentro de la UE (Unión Europea) se encuentran exentas del impuesto del IVA. En cambio, si se trata de un servicio o bien, tomamos la responsabilidad de la gestión de ese IVA con nuestra Hacienda. En cuanto al trámite para producción del negocio, a veces adquirimos un servicio o producto de algún proveedor extranjero. Como es lógico, si este proveedor se encuentra dentro de nuestra Unión Europea, facturaremos de una manera distinta. No es la misma forma, cuando lo hacemos con un proveedor nacional o que forme parte de cualquier país no comunitario.

En lo referente a requisitos, hemos de tenerlos claros para poder cumplirlos. Todo bien o servicio disfruta del mismo tratamiento, en términos comunitarios. En cualquiera de los dos supuestos, la factura que recibimos no tendra IVA, al tratarse de operaciones intracomunitarias. Melilla, Ceuta e Islas Canarias se excluyen de este proceso, al no pertenecer al espacio en el que se aplica el IVA.

facturas a proveedores

Facturas a proveedores de la UE

Los requisitos de ese proveedor para poder operar con él son varios. Al igual que nosotros, este proveedor tiene que estar registrado como empresa o trabajador profesional. Al mismo tiempo, las dos partes tienen que estar en el ROI (Registro de los Operadores Intracomunitarios). En la página oficial de nuestra Hacienda, se explica los pasos a dar para estar dados de alta en este registro. Además, podemos confirmar si nuestro proveedor también está presente en el ROI.
Para transportar una mercancía, al margen de que sea servicio o bien, hemos de darle un destino dentro de la península, si viene de un país diferente, dentro de la UE. Melilla, Islas Canarias y Ceuta están excluidas.

Para saber si hemos de facturar sin IVA o con IVA, hemos de estar pendiente de los siguientes supuestos. Al vender la mercancía a cualquier país que pertenezca a la Unión Europea, emitiremos esa factura sin IVA. Con excepción de que nuestro comprador resultara ser un particular. A efectos generales, no quiere decir que esta mercancía no lleve un IVA. Simplemente, recae la responsabilidad en el que hace la compra para su correcta gestión y presentación.

En lo que a nosotros nos afecta ahora mismo es cuando somos el comprador de esa mercancía ofrecida por el trabajador profesional o empresa de nuestra Unión Europea. Nos emitirán una factura carente de IVA y somos nosotros la parte encargada de esa gestión del impuesto con nuestra Hacienda. Dicho trámite no es nada complicado, mas aún teniendo toda la información disponible. Para ello, Hacienda nos ha dispuesto de un modelo del IVA, el 303. Este documento se presenta periódicamente, cada trimestre. Mediante él, notificaremos ese movimiento que hemos realizado de compra y en el lugar que aplicamos su IVA. Un supuesto en el que dicha mercancía hubiese tenido un coste de 200 euros, le aplicaremos su 21% correspondiente al IVA; 42 euros. Esta operación la haremos en una casilla para adquisición intracomunitaria, disponible en la 19, 20 y de la 30 a la número 33.

Facturar con o sin IVA

El IVA se comunicará en dos ocasiones. La primera como el IVA que se ha soportado (ese impuesto que se paga al hacer cualquier compra) y la segunda el IVA que se ha repercutido (el impuesto que ingresamos al conseguir la venta). En lo que a la contabilidad y sus términos se refiere, dicha operación tiene como resultado un cero. No tiene ningún efecto, pero es necesario la comunicación de cualquier operación para cumplir con nuestra responsabilidad financiera. Para finalizar, cualquier operación tiene que estar en su modelo 390 del IVA (declaración del resumen del año). Al mismo tiempo, también usaremos un modelo 349 que es la declaración de la operación intracomunitaria.

Como hemos señalado anteriormente, ambas parten han de estar registrados en el ROI, que es el Registro de los Operadores Intracomunitarios. En este país, España, se puede hacer esta solicitud mediante el modelo 036. En dicho documento, rellenaremos la casilla número 582. Dos casillas posteriores (número 584), expondremos la fecha en la que hicimos nuestra primera operación que fue intracomunitaria. Cuando hemos conseguido nuestra alta, Hacienda nos da el NIF-IVA (número para identificación fiscal de forma intracomunitaria). Una vez que se haya comprobado, estaremos incluidos dentro del censo VIES. Dicho censo está formado por todo operador intracomunitario.

En la página oficial de nuestra Comisión Europea, podemos encontrar la sección en la que podemos cerciorarnos de si proveedor o cliente pertenece al censo VIES. Si es así, vamos a poder emitir la factura. Otra plataforma a nuestra disposición la otorga nuestra Agencia Tributaria, aunque únicamente tendremos acceso al censo de los operadores intracomunitarios de España.

Cliente en la Unión Europea

En el caso de que estemos como autónomo y tengamos un cliente fuera del país, pero dentro de la Unión Europea, también habría que saber como proceder. Estas operaciones tienen su propio sistema para tributar el IVA y se denomina como actividad comercial intracomunitaria. Lo primero que debemos saber es que no tienen el IVA. Son cuatro los tipos de operación comercial contemplados en la ley entre países dentro de nuestra Unión Europea. En el supuesto que prestemos un servicio a nuestro cliente europeo, el IVA queda exento. La razón es que no se encuentra dentro de su territorio para aplicar el impuesto, siendo innecesario la repercusión del IVA en esa factura.

Lo primero que debemos hacer es, antes de empezar a realizar operaciones comerciales con estos clientes, estar en nuestro Registro de Operador Intracomunitario (ROI). De esta manera, obtendremos un número intracomunitario de operador, que es el VAT, nuestro NIF/IVA. Este numero para identificarnos fiscalmente empieza con ES, y confirmará nuestra identidad. Este documento lo necesitamos para hacer esas facturas intracomunitarias. Después de este registro, el NIF se incluye en este VIES (Sistema para Intercambio de la Información sobre IVA).

Este proceso no se consigue de manera inmediata, ya que es bastante más lento que el proceso para el alta como autónomo. Hacienda se da un plazo no superior a 90 días para la formalización de nuestra inscripción en dicho ROI. Lo más común es que entre 10 y 15 días consigamos que se confirme nuestra inscripción en dicho registro y obtengamos nuestro número VAT. Si tenemos algún tipo de duda en el proceso o qué información presentar, lo mejor es acudir a un profesional para que nos guíe durante todo el trámite.

facturas a proveedores

Supuestos y escenarios

En el caso de que el cliente no esté en este VIES y no disponga de su número VAT, cambia todo el proceso. Para nuestras facturas, cargaremos ese IVA y analizaremos los distintos casos en los que la ley establece aplicar o no el IVA en una factura intracomunitaria. En este punto, para no complicarnos, recurriremos a un asesor especializado en este tema que nos asegure que todo está correcto.

Toda operación conlleva una obligación fiscal. Nuestra declaración de este impuesto intracomunitario se hará mediante el modelo 349 (declaración que recapitula una operación comunitaria) y el modelo 303 (autoliquidación del trimestre). El primer modelo es simplemente para declarar de manera informativa un resumen de toda operación intracomunitaria. Independientemente de que se haga por un empresario individual o empresa. Los tiempos pueden ser cada dos meses, tres meses o al año. Esto dependerá del importe facturado. En cuanto al importe total, si es inferior a la cantidad de 35.000€ en entrega de bien o prestación de servicio, podemos presentarlo de manera anual. También si es inferior a 15.000€ el importe total de nuestras entregas de bien para un diferente Estado Miembro. Tendremos como plazo el primer mes del próximo año. Si superamos ese importe, o teniendo en cuenta la cantidad, nos acogeremos a esa modalidad trimestral, mensual o bimestral.

En cuanto al IRPF, al ser trabajador autónomo, tenemos la obligación de incluirlo en nuestras facturas. Sin embargo, si se trata de una factura de una operación intracomunitaria, no se establece retención alguna. No debemos preocuparnos por este impuesto, ya que afecta a una persona física. Para hacer una operación intracomunitaria, al ser un autónomo o empresa extranjera, no está obligada a soportar dicho impuesta a nuestra Agencia Tributaria. Esto no quiere decir que no paguemos dicho IRPF en las facturas propias. Lo más sencillo es, al acabar ese trimestre, presentar un modelo 130 mediante el que nos tocará pagar esa tarifa.

 

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