Seguir la pista de documentos enviados

eguro que en más de una ocasión te has encontrado con la necesidad de enviar documentos a otra persona y quieres tener la seguridad de que esa persona lo ha recibido. Para seguir la pista de documentos enviados puedes llevar a cabo diferentes acciones en función del medio que utilices para ello. Puedes usar métodos físicos como puede ser el envío de una carta certificada con acuse de recibo hasta un e-mail en el que se te informe de la recepción y apertura del mismo por parte de la otra persona.

Seguir la pista de documentos enviados es algo muy importante, sobre todo en el terreno profesional. Esto se debe a que es posible que necesites enviar una factura a un cliente y este puede obviar pagarla y asegúrate de que no la ha recibido. Lo mismo ocurre con presupuestos u otros documentos. Es por ello por lo que se recomienda adoptar diferentes medidas que nos puedan ayudar a cerciorarnos de la recepción de esos documentos por parte de los destinatarios.

Seguimiento de correos electrónicos

Existen una gran cantidad de opciones en lo que respecta al seguimiento de correos electrónicos, ya que en la actualidad hay una gran cantidad de plataformas que han sido creadas para prestar un servicio que te permita descubrir de manera inmediata cuando una persona ha abierto tu correo electrónico, de manera que puedas llevar a cabo el seguimiento de documentos o facturas enviadas de una manera cómoda.

En muchos casos nos encontramos con plataformas o sistemas de pago, que requieren bien un pago único o, en la gran mayoría de los casos, una suscripción mensual, ofreciéndose, por norma general, diferentes alternativas y planes.

Sin embargo, hay otras opciones que se pueden disfrutar de forma gratuita en determinados gestores de correo electrónico aunque para disfrutar de sus funciones avanzadas también habrá que pasar por caja en la mayoría de ellos.

Razones para seguir la pista de documentos enviados

Las razones que nos pueden llevar a tener la necesidad de seguir la pista de documentos enviados pueden ser muy diversas, siendo algunas de ellas las siguientes:

• Poder saber si una persona a la que le has enviado un presupuesto ha recepcionado el mismo. De esta manera podrás  saber, en el caso de que no recibas respuesta alguna por su parte, si es porque ya no le interesa no está de acuerdo, o ha decidido elegir otra opción, o ha sido que no lo ha recibido. Si a través de un sistema de seguimiento ves que no lo ha abierto, puede deberse a que no lo ha recibido por un error o que no lo has enviado a la cuenta de correo electrónico apropiada. De esta manera conseguirás ahorrar tiempo y gestionar con mayor eficacia a tus clientes potenciales.
• En un sentido similar al anterior pero con una mayor importancia si cabe se encuentra el seguimiento de documentos para facturas enviadas. En ocasiones puedes encontrarte con clientes a los que ya les has prestado un servicio o proporcionado un producto y que no te abonan el importe de la factura. Pueden llegar a decirte que no la han recibido, pero si tienes uno de estos sistemas podrás comprobar si esto es así en realidad o no. Así podrás adoptar con mayor celeridad las medidas que creas oportunas para el reclamo de la factura.
• Por otro lado, el seguir la pista de documentos enviados es clave a la hora de enviar cualquier tipo de información confidencial o sensible, que al mismo tiempo sea importante y que, por tanto, quieras asegurarte que los destinatarios lo han recibido, sobre todo si necesitas una respuesta urgente. De esta manera, ante una falta de respuesta por un método como el correo electrónico podrás optar por una llamada pasado el tiempo que estimes.

Numerosas ventajas

Cómo puedes ver, el seguir la pista de documentos enviados  con las diferentes opciones que tenemos hoy en día, ya sea recurriendo al uso de plataformas o servicios específicos (hay decenas de ellos en la red). También puedes usar extensiones para navegadores y gestores de correo electrónico, nos reporta diferentes beneficios relacionados con el conocimiento del seguimiento del envío, lo cual proporciona una información que resulta clave y de gran importancia para así poder hacer frente a las diferentes situaciones que se presenten.

El empleo de este tipo de sistemas tiene muchas ventajas. Principalmente con la posibilidad de conocer información rápida y precisa. Así podrás saber si tu mensaje ha llegado al destinatario. Si lo ha hecho tan solo tendrás que esperar por supuesta. En caso de que no haya sido así, si es urgente, puedes recurrir a otros medios de contacto.

Además, de esta manera tendrás pruebas de cara a posibles reclamaciones. Algunas de ellas relacionadas con el pago de productos o servicios. Tendrás una prueba con la que demostrar aquello que has enviado.