Pista de auditoría – ¿Qué es una pista de auditoría?

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¿Tienes intención de adquirir más conocimientos en contabilidad para poder gestionar tu negocio de una manera más efectiva? ¿Te preocupa el control de ciertos procesos o cómo llevar tu economía profesional y tomar las decisiones correctas? En este artículo hablaremos de qué es una pista de auditoría y de todo lo que has de saber sobre ella. Al hablar de contabilidad, este concepto hace referencia a la colección o secuencia de los archivos digitales, documentos y papeles que invalidan o validan nuestra contabilidad empresarial al llevar a cabo la auditoría. Tiene más significados, a parte del glosario contable, ya que puede significar un rastreo de actividad digital. Un ejemplo de este rastreo es cuando un trabajador tiene acceso a una sección contable, pero no a los otros campos. En cualquier circunstancia que esta persona intente entrar en otra sección sin autorización, el movimiento queda registrado en esa pista de auditoría.

Generalmente, si esta pista es sencilla y clara para realizar el seguimiento, nos señala que nuestra contabilidad está totalmente controlada. Este resultado descarta casi de manera total cualquier peligro de actividad económica sospechosa en nuestro negocio. El término para calificar esta situación es pista suficiente de auditoría. Si dicho rastro no está muy definido y es complicado seguir el rastro, descubriendo la ausencia de documentos, seguramente estemos ante una contabilidad problemática. Al margen de que sea involuntario o totalmente intencionado, hemos de empezar a corregir los errores cometidos. Esto no quiere decir que no estemos cumpliendo con nuestra responsabilidad financiera o que exista fraude fiscal. Cuando hablamos del aspecto contable de empresas, sobre todo en ciertas actividades o con una facturación alta, es comprensible que encontremos algún desajuste.

pista de auditoría

Pista de auditoría

En el momento que llega el auditor a nuestra empresa, su primer paso va a ser identificar la última situación. Los documentos presentados al auditor le van a servir para el desglose de nuestra actividad económica. Este proceso se realiza de manera cronológica, del último día al primero. Cuando se hace una auditoría, en todas las ocasiones se revisan las facturas, los recibos y cuentas pendientes a pagar. Una pista de auditoría es muy compleja o simple, dependiendo de qué pasos están involucrados en transacciones y la cantidad de los mismos.

Un ejemplo es que, al realizar auditoría a una factura que se ha emitido por el proveedor, es un análisis muy simple. Esta pista se inicia analizando el recibimiento del documento, para más tarde detallar las cuentas de pago. El último paso es fijarnos en el pago realizado con el que se salda la deuda. No obstante, es posible que una pista cuente con una cantidad muy superior en los pasos y su seguimiento sea complicado. Esto depende, en gran medida, de nuestra compañía y la operación.

Estas pistas son herramientas muy eficaces si queremos supervisar la empresa o sus finanzas, como cualquier otro recurso posible de analizar. Gracias a una pista de auditoría podemos saber si una transacción es realizada sin ningún obstáculo y que esta represente una imagen real de nuestra actividad. Existen ciertos indicadores de esa Madurez Profesional y son:

  • Objetivos establecidos de una manera clara. Las metas de la empresa han de estar perfectamente definidas y de una manera clara. Un objetivo ha de ser realista, factible y expresado en números para establecer un camino a seguir.
  • Objetivos compatibles en la actividad. Todo objetivo ha de estar calificado según la prioridad que tenga en nuestra compañía. Además, hemos de saber el nivel de coordinación que tienen los objetivos.
  • Calidad en la toma de decisiones. En este punto, es necesario dejar clara cualquier decisión tomada en función de nuestra situación y las características. Se tendrá en cuenta también todo recurso a disposición y la manera para aplicarlos.

pista de auditoría

Importancia 

Un buen sistema contable nos da como resultado una pista de auditoría clara. Esta es la sucesión de los eventos que nos llevan al asiento contable en nuestras cuentas del negocio. Cualquier pista ha de incluir el listado cronológico de pasos requeridos para comenzar con la transacción y todo el proceso final. Para empezar, utilizamos el documento original para continuar con el resto de pasos contables registrados en transacciones que ayudarán a la reconstrucción del camino. Puede que haya que dar marcha atrás hacia el origen del documento, realizar la verificación de los datos en cuenta o la reconstrucción de esos datos de otra manera.

En el supuesto de que, por ejemplo, el vendedor reclame un gasto correspondiente a un viaje que no tenga una relación clara con la actividad, hemos de saber cómo actuar. Seguramente, haya que desglosar los viajes realizados por ese trabajador y su comportamiento en cuestión de dietas o gastos varios. 

Es trascendental tener claro el impacto que puede tener en nuestro negocio y la necesidad de cuidar este aspecto de la actividad. Para ello, hemos de seguir dos reglas muy básicas como:

  • Pensar detenidamente si no estamos cometiendo un error al tirar el documento de origen. Puede que nos estemos precipitando y es una acción que no es reversible.
  • Revisar las pistas de auditoría en relación a transacciones esenciales como pueden ser ventas, compras de inventario, recaudación o desembolso en efectivo.
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