¿Qué es el balance de sumas y saldos?

¿Quieres ampliar tus conocimientos de contabilidad para tomar mejores decisiones en lo que a tu actividad económica se refiere? ¿Has escuchado algunos conceptos contables, pero no sabes identificarlos correctamente o qué significado real tienen en tu día a día? En este artículo hablaremos exactamente de qué es el balance de sumas y saldos y de todo lo que has de saber sobre él. Este concepto en contabilidad también es conocido por balance para comprobación y tiene una tarea imprescindible para controlar periódicamente tanto la contabilidad como nuestra actividad en el negocio. Dicho balance nos da un reflejo del salto en todas nuestras cuentas. Los grupos comprendidos entre el 1 y el 5, el saldo es acumulado con fecha de inicio de empresa. Mientras que en los gastos e ingresos el saldo acumulado corresponde al inicio de ese ejercicio económico, que suele comenzar el día 1 del mes de enero.

En todo lo referente al cierre contable del mes, es necesario revisar nuestro balance de sumas y saldos, aunque lo hagamos de manera rápida. Estos saldos nos nutren de muchos datos con un valor significativo sobre la actividad de nuestra empresa y evolución de partidas. Al mantener las cuentas con una buena estructura, vamos a poder extraer informes de manera mensual que se basan en nuestro balance para comprobación. Nos indicará, entre varios datos, el porcentaje de nuestros gastos extraordinarios, fijo o directos y el volumen.

Al margen de dichos informes que son imprescindibles, la persona encargada de controlar las cuentas ha de profundizar en detalle. La tarea de revisar todas las cuentas, una a una, para ver saldos es muy pesada, a la par que inefectiva. Es por este motivo que existen otras vías para conseguir una revisión en menos tiempo y más completa. De nada sirve trabajar mucho si no produce nada.

Balance de sumas y saldos

Si llevamos nuestra propia contabilidad, entonces tendremos un mejor amigo del que no nos querremos separar; Excel. Cuando exportamos todo saldo a este programa, ya está en nuestro poder y podemos realizar cualquier operación. Si entre las prestaciones de la aplicación se encuentra la opción de tener toda cuenta con su saldo mensual en la columna dentro de una hoja de Excel, sería ideal. Hemos de comprobar si entre otras opciones, está la de tener esos saldos de años anteriores, aunque nos haga falta abrir más pestañas.

Un consejo que damos desde aquí es utilizar una plantilla para montar ese diseño que te sea más fácil para controlar tu economía. Hay diversas maneras en cuanto a la vinculación de datos (operaciones, tablas dinámicas, etc). Entre todas ellas, cuestión de preferencias, recomendamos «Sumar.Si». Aunque, como hemos indicado, cada uno tiene su propia manera y puede que le encaje mejor otra opción.

El error que solemos cometer es diseñas esa plantilla en un corto plazo de tiempo y emplear un tiempo considerable en ejecutarla. En este punto es importante pensar qué acciones realizamos más veces, si el diseño o la ejecución. Contamos con que le diseño lo hacemos solamente una vez y la ejecución continuamente. Por este motivo, es mejor invertir más tiempo en un diseño que disminuya el tiempo de ejecución. Es como si vamos a comprar una cafetera y elegimos la primera que hemos visto para no perder tiempo. Si hubiéramos invertido media hora en comparar, probablemente habríamos elegido otra de mejor calidad y que prepara el café en menos tiempo. Si la cafetera que hemos comprado tarda cuatro minutos más (encender, preparar y hacer el café), en un mes nos da un resultado de dos horas más. Es solamente un ejemplo de la importancia de invertir bien el tiempo.

Balance para control

– De tendencia y/o evolución: A través de un gráfico o tabla, se aprecia una evolución de una partida (grupo de cuentas) o cuenta concreta. En especial para los gastos y los ingresos. Si encontramos un saldo que destaca sobre los demás, probablemente tengamos que revisar de manera más profunda esa información para sacar conclusiones y decidir en base a ello.
– De lógica. Cualquier saldo que sea extraño nos va a llevar a una comprobación mas exhaustiva. Un buen ejemplo es el de nuestro proveedor con un saldo deudor.
– De comparación. Es posible la comparación de saldos entre un ejercicio actual y el anterior con el objetivo de identificar anomalías o modificaciones. Resulta realmente efectivo en ciertos gastos o ingresos. Es aconsejable agregar la columna con su porcentaje en cuanto a ingresos totales.

Existen determinadas omisiones, incidencias o errores que son detectables al ejecutar los diferentes tipos de control:

• Un asiento que no está contabilizado. Puede ser una factura, pago, declaración de impuesto, nóminas, etc.
• Un asiento que se ha duplicado. Pertenecen al mismo grupo que los asientos anteriores.
• Error al teclear cualquier carácter. En la ecuación relacionada con rellenar datos siempre está el factor humano. Es normal que alguna vez, muy de vez en cuando, cometamos algún error como puede ser añadir un cero que no corresponde, olvidarnos de la coma y otros similares. Antes, con la peseta, si que era habitual, pero a partir del euro, el poner ceros que no correspondía se ha reducido.

Si existe una importante diferencia ubicada en nuestra cuenta, no siempre la vamos a detectar fácilmente en nuestra cuenta de los resultados. El motivo es que hay varias partidas agrupadas. Sin embargo, en nuestro balance de sumas y saldos sí vamos a poder localizarla. Ejemplo:

• 1. 000 euros de más en nuestra partida para servicio exterior no es una cifra que haga saltar las alarmas. No obstante, si nuestro pago corresponde a 200 euros al mes por teléfono y en algún mes hemos registrado 1.200 euros, sí que lo vamos a detectar al revisar ese saldo.

Aunque es importante tener presente que la revisión del saldo en cuentas no tiene una eficacia total para localizar omisiones o errores. Si registramos una vez más un pago para la factura de nuestro proveedor, nos llamará la atención si da un saldo negativo. En el caso de que tengamos pendientes más facturas, esa puede pasar desapercibida en nuestra revisión.

Paridas de balance de sumas y saldos

En este apartado veremos las cuentas del balance.

– Los tres primeros grupos. Como no se caracterizan por tener un gran movimiento, carecen de interés en esta cuestión.
– Grupo número cuatro:

• Acreedores y proveedores. Es posible visualizarlo de manera global para contemplar la evolución de saldos. También podemos realizar individualmente para la detección de algún saldo extraño.
• Deudores y clientes. Lo mismo que en el punto anterior.
• Remuneraciones que están pendientes. Nos da la posibilidad de saber si está por contabilizar un pago o nómina correspondiente a un período concreto.
• Administración pública. Podemos detectar si hay duplicaciones o faltas de asientos.

– Grupo número 5:

• Créditos (deudas) a un corto plazo. Al amortizar (recuperar), de manera periódica, nos faculta para la comprobación rápida de que realmente estén los correpsndientes asientos.
• Tesorería. Esta generalmente es variable, aunque depende de ciertas características especiales que interesen seguir de cerca a la empresa en esos saldos mensuales.

– Grupo número 6. Ambos grupos acaparan la mayor parte de nuestra atención para el análisis. El motivo es que nos señalan toda tendencia importante que las empresas han de vigilar:

• Servicios exteriores. Las cuentas a seguir de cerca son suministros, comunicaciones, arrendamientos, teléfonos, etc.
• Gasto del personal. En ciertas empresas, es el gasto que más se ha de vigilar. No ha de quedar nada pendiente de comprobación y con una visualización rápida podemos anticiparnos a problemas futuros.
• Amortizaciones. Destaca por la facilidad al comprobar estos datos, ya que generalmente son lineales y simples para detectar.
• Gastos financieros.

– Grupo número 7. Pertenece a los ingresos y no se caracteriza por tener el desglose del sexto. Nos lleva menos para analizar, pero si es probable que necesitemos invertir más tiempo al no ser lineal como el gasto fijo.

– Grupo número 8-9. No compensa realizar las revisiones pertinentes a estos grupos. Si nos quedamos más tranquilos, podemos llevar a cabo un análisis global en los diferentes grupos con el objetivo de localizar algún error de tecleo o confusión en las cantidades correspondientes a diferentes cuentas.

Conclusión

Una vez que hemos explicado y sabemos qué es un balance de sumas y saldos, podemos sacar ciertas conclusiones. La primera es que es una acción totalmente rentable, desde cualquier punto de vista. Es preciso contar con un sistema planificado y montado correctamente, ya que nos da un análisis más efectivo. Si lo diseñamos de tal manera que solamente nuestra única tarea es darle al botón e ir de cuenta en cuenta viendo el gráfico, nos llevará dos segundos por cuenta si están correctas. En caso contrario, podemos tardar un minutos por cuenta. La diferencia es abismal, ya que revisamos 60 cuentas en el mismo tiempo que con otro diseño conseguimos revisar solamente una.

En caso de que veamos una tendencia o incidencia en cualquier cuenta que sea importante, invertiremos algo más de tiempo. Aun así, sigue siendo rentable. Por tanto, la clave siempre es la planificación y convertir nuestro tiempo en acciones efectivas. En cuestión de contabilidad, las horas o el esfuerzo no suele ir relacionado con la productividad. Es mejor y más efectivo dedicar un tiempo concreto a esa planificación.