Condiciones de pago – ¿Qué son?

Existe un refrán popular que afirma que las cuentas claras conservan las amistades. El mensaje que nos transmite es que la amistad queda a raya de los negocios.

Es decir, si haces un trato, en donde hay involucrado dinero o algún otro tipo de bien, es sumamente importante dejar todo por escrito. De lo contrario, incluso una amistad de muchos años, podría llegar a perderse.

Esto no lo dice tan solo el refrán, también la experiencia. Se han llegado a deshacer amistades valiosas tan solo por confiar y no dejar nada por escrito. Ese es el doloroso momento en donde te das cuenta que “la palabra” no es suficiente. Y hay que aclarar que esto no excluye a la familia.

Para evitarte esos malos ratos, lo mejor que puedes hacer es asentar todo sobre un papel. Ese documento hará constar cuáles son las condiciones del acuerdo al que se llegó. De manera que servirá de respaldo para las partes involucradas, por si se llega a suscitar una situación fuera del orden de lo normal.

No dejes las cosas al azar. En el mundo de los negocios hay maneras de hacer las cosas. Esto se ha estipulado así para tu protección y la de tus bienes. Hay algo llamado condiciones de pago. Si existe, entonces vamos a valernos de ella. ¿Sabes de qué se trata?… Si lo desconoces, ¡que no se te vaya el loro!

En este breve artículo te estaremos, informando sobre todo lo que hay que saber relacionado con las condiciones de pago. Así, cuando hagas un negocio, irás sobreseguro y minimizarás los riesgos de obtener pérdidas. Esto es muy importante, sobre todo si vas comenzando en el mundo empresarial, ya que podrías hacer debut y despedida. Pero entremos en materia ahora mismo.

Qué tienes que saberlas condiciones de pago

Al hablar de la condiciones de pago nos referimos a los términos acordados por parte del vendedor y del comprador hechos en un intercambio comercial. Estas condiciones deben aparecer reflejadas en la factura emitida.

En otras palabras, las condiciones de pago se refieren a la manera en que se efectuará la cancelación o cobro de una compraventa realizada.

En las condiciones de pago deben aparecer de manera explícita al menos dos aspectos importantes. El primero tiene que ver con la manera en que se efectuará el pago de una operación, es decir, si será con efectivo, tarjeta, transferencia, etc. El segundo hace referencia a cuándo se realizará el pago, sea que se trate de un pago inmediato, con 30 días a partir de la fecha emitida, etc.

Ahora bien, quizás para algunas personas este procedimiento puede que les parezca innecesario. Sin embargo, cabe señalar que será de mucha utilidad en caso de que haya morosidad en el pago.

Las condiciones de pago le permitirán probar al vendedor que el cliente ha incumplido con el acuerdo que fijaron anteriormente. O sea, contará con pruebas que respalden sus palabras.

Por ese motivo, en los programas de facturación profesionales, en los modelos de factura siempre habrá un espacio reservado para señalar las condiciones de pago de la transacción realizada.

Por otra parte, aunque no sea un punto obligatorio a la hora de emitir una factura, sí dará seguridad jurídica a la transacción. Así que como hemos visto, no conviene pasar por alto este aspecto de la compraventa hecha.

Como es natural existe más de una condición de pago que puedes emplear. Para saber cuál es la que mejor se adapta a tus necesidades, en el próximo subtítulo, estaremos hablando de cuáles son.

Requisitos las condiciones de pago

Tal y como lo hemos señalado anteriormente, existen diferentes tipos de condiciones de pago. Este punto es importante tenerlo en claro, ya que te permitirá saber manejar la situación según el acuerdo comercial en el que hayan quedado.

En primer lugar se encuentra el pago al contado, es el cual se ejecuta al momento y ocurre, por lo general, en operaciones de venta directas, es decir, cara a cara el vendedor y el comprador, pero también en las primeras transacciones hechas. En este caso, las partes involucradas reciben beneficios por igual al mismo tiempo.

Por otra parte, está el pago por anticipado. Tal como su nombre lo indica, es el pago que se realiza antes de que se preste un servicio o se entregue el bien adquirido. Por lo general, este tipo de pago suele ocurrir al inicio de una relación comercial. Ya que se desconfía de la solvencia del cliente o en algunos servicios profesionales.

Con este tipo de condición de pago se beneficia mayormente al vendedor, porque recibe el pago sin haber prestado el servicio o entregado el bien. En este caso, quien tiene las de perder es el comprador, porque paga por anticipado y se arriesga a ser víctima de una estafa.

Esta condición de pago, por regla general, es el que maneja en transacciones vía online. Primero se realiza el depósito, o transferencia de pago, y luego se recibe el producto. Para evitar la estafa, es preferible comprarles a vendedores con buena reputación en el sitio de compraventa.

Por último, hablaremos del pago aplazado. Este es el pago que se efectúa de manera parcial o completa pero al final de la operación. Es decir, en este caso, quien asume el riesgo es el vendedor o quien ofrece el servicio porque lo ejecuta y luego recibe el pago acordado.

En este caso particular, se debe fijar el tiempo o plazo acordado en la factura. La ley estipula 30 días cuando el cliente es una administración pública. Pero si las operaciones se realizan entre empresas privadas o profesionales, entonces se acuerdan 60 días.

Sea cual sea el caso, los medios de pago pueden llegar a ser muchos. Por ejemplo, efectivo, transferencia, giro, cheque, pago con tarjeta de crédito o débito, entre otros.

Ahora bien, ¿Por qué es necesario que dejes muy claras las condiciones de pago en tus facturas?…

Consejos

Si dejas este punto con cierto grado de ambigüedad, corres el riesgo de caer en malos entendidos. Puede que tú asumas que el pago se realizará de una manera, mientras que la otra parte involucrada puede pensar de forma diferente.

Este tipo de discrepancias suele traer contratiempos y discusiones. Por esa razón, para que no se le dé rienda suelta a la imaginación, lo mejor será dejar en claro cuál es la condición de pago que se manejará en el acuerdo comercial.

Sin embargo, dependiendo cuál sea la que se elija, podríamos caer nuevamente en otro dilema. Quizás la persona se reúse a pagar sin haber recibido el servicio o, por el contrario, no se quiera prestar el servicio sin haber recibido un pago por anticipado, ¿qué hacer en ese caso?

Se puede optar por realizar una factura proforma. Pero, cabe destacar que esta solución tiene su lado bueno y su lado malo. La parte positiva es que este tipo de factura no tiene ninguna valía fiscal. Esto quiere decir que si el cliente no la cancela, no tendrás que declarar el IVA a hacienda, entre otros beneficios.

El lado negativo es que, puesto que la factura proforma carece de validez fiscal, si no se realiza el pago, no podrás hacer un reclamo por las vías legales. El asunto, en este caso, quedará entre el cliente y tú. Hasta que él decida pagarte o hasta que lleguen a algún acuerdo, lo cual podría convertirse en un asunto problemático.

Principiar en el mundo comercial puede llegar a convertirse en una tarea compleja, sobretodo porque hay muchos aspectos a considerar. Lo mejor que puedes hacer, es aclarar cada una de tus dudas, en cuanto a procedimientos, términos y acuerdos, así todo marchará bien para ti.