Todas las organizaciones, tanto públicas como privadas, poseen una serie de recursos que las benefician y le otorgan un valor económico, siendo conocidos como activos, los cuales pueden aumentar la valía de la organización a medida que transcurre el tiempo, es decir, que su precio puede acrecentarse en comparación con el capital que se invirtió para adquirirlos.
Así pues, existen varios tipos de activos, entre los cuales se pueden mencionar los activos fijos, que son los que denotan la mayor parte del valor total de una organización, que puede estar comprendido entre un 60 y 70% de los activos que se encuentran en esta, siendo los que mayormente se emplean para que la empresa pueda llevar a cabo las operaciones y obtener ingresos.
Asimismo, los activos fijos se dividen en tangibles y no tangibles, por lo que los primeros suelen ser equipos mobiliarios, enseres, equipos de computación, vehículos, entre otros, que poseen un valor que puede durar cierto periodo de tiempo, disminuyendo o incrementándose de acuerdo a su naturaleza y los usos para los que estos sean empleados.
Al hablar de activos no tangibles, estos son aquellos activos que, aunque no tienen la posibilidad de tocarse, pueden llegar a poseer un valor inestimable, tal como es el caso de las patentes de inventos, derechos de autor, costos de estudios y planos, procedimientos industriales, concesiones, entre otros.
De tal manera, los activos fijos son una pieza que es fundamental en toda empresa, debido a que estos constituyen gran parte del valor total del capital que esta posee, pudiendo utilizarse en situaciones en las que estas organizaciones, en el momento en el cual necesiten responder por la adquisición de alguna obligación o deuda, no tengan el dinero suficiente para la cancelación de las mismas en el tiempo que han estipulado los acreedores.
Instrucciones para obtener beneficios
Los activos fijos se adquieren principalmente con la finalidad de obtener beneficios para la organización, pudiendo emplearse para la elaboración de los productos o la prestación de servicios que esta organización ofrece, por lo que son unos de recursos más valiosos que estas organizaciones poseen en su haber.
Por lo tanto, en una primera instancia, estos activos se adquieren con la finalidad de utilizarlos para ejecutar las operaciones que se realizan en la organización, pudiendo ser vendidos, donados o incluso desechados cuando estos pierden su máxima operatividad.
Esto motiva, por lo general, a que tengan que reemplazarse por otros que sean más sofisticados, debido a que unos de los propósitos esenciales en las empresas, es optimizar los procesos que allí se realizan.
Así pues, en el caso de la evaluación del estado en el que se encuentran los activos fijos y sus rangos de operatividad, en función de la optimización de procesos de producción y comercialización de los bienes y/o servicios que la empresa ofrece, una opción recomendable sería emplear algún software que sirva para la gestión de activos.
En este sentido, la implementación de estos programas informáticos especializados puede contribuir de una forma favorable, porque las organizaciones solamente reemplazarían los activos que realmente no tengan las condiciones adecuadas de operatividad, en vista de que sabrían cuál es el valor real como consecuencia de la depreciación de los mismos, en el caso de que hubiese disminuido notablemente su costo.
Además, mediante estos programas, también se puede analizar si existe la posibilidad de invertir dinero para la reparación de estos artículos y por lo tanto, no es necesario su reemplazo por otros totalmente nuevos, para lo que se debe comparar el valor que tiene uno nuevo con el que ameritaría su reparación.
Por lo tanto, lo ideal es que estos activos fijos se encuentren en perfecto estado, de tal forma que el software también sería muy útil para predecir el tiempo aproximado en el que estos pueden mantenerse operando de un modo óptimo.
Requisitos
Los activos fijos deben reunir algunas características, entre las cuales se puede mencionar que estos deben tener un tiempo de durabilidad que sea mayor a 3 años, así como contar con la posibilidad de ser incluidos en inventarios.
Por estas razones, lo más importante es que toda organización lleve un inventario en el cual se registren todos sus activos fijos, mediante una codificación de los mismos, registrando además su ubicación y los estados de conservación en los cuales estos se encuentran, para posteriormente, poder elaborar un informe que tenga especificada detalladamente toda la información que se ha obtenido al respecto.
Así pues, se pueden desglosar algunos datos entre los cuales cabe mencionar: unidad o departamento al que pertenecen los activos fijos, tipos de bienes, código del activo fijo, así como la descripción de la utilidad que este brinda en la organización, los cuales servirán para mantener un orden que facilitará el registro de esta información.
Consejos para el equilibrio financiero
Lo primero que se debe saber es cuál es el costo total de un activo fijo, para lo que, no solamente hay que conocer el precio del artículo en el momento en el que fue adquirido, sino también tomar en consideración el de todas sus erogaciones, es decir, de cada uno de los gastos que se hicieron para que este activo fijo, luego de ser instalado, pudiera funcionar adecuadamente.
De esta forma, las empresas deben estar al tanto de estos costos totales que se requieren para adquirir nuevos activos, evaluando que exista un equilibrio financiero en función de los ingresos y egresos que están relacionados directamente con los activos fijos, para lo que deben llevar un seguimiento de los movimientos financieros que se vinculen con este tipo de activos.
Igualmente, estas organizaciones deben aplicar algunas políticas económicas internas en las cuales se reflejen algunas normativas que les permitan saber cuáles son las verdaderas circunstancias en las que tienen la imperante necesidad de cambiar algún activo fijo, para no llevar a cabo gastos innecesarios por estos motivos.
Por consiguiente, cuando se trate de realizar estos reemplazos, deben considerar cuáles son las acciones más prudentes en torno a lo que se refiere a la venta, donación o desecho de los activos que van a ser destituidos, planteándose opciones que sean rentables para la organización.
Así pues, estas empresas pueden llevar a cabo una serie de acciones como ventas de estos artículos entre los trabajadores, obsequiarlos a aquellos empleados que merezcan una recompensa por su excelente desempeño laboral, o quizás donarlos a organismos públicos de la localidad que los requieran.
De esta manera, lo ideal sería que las empresas al menos recuperen un porcentaje importante del valor total de estos activos fijos, obteniendo algún tipo de beneficio, que aunque no sea de índole financiero, represente una ganancia en algún aspecto que sea importante para estas porque, si por ejemplo, estas organizaciones obsequian algunos de estos artículos entre sus empleados, podrían motivar a que su desempeño laboral sea mejor que el que han mostrado hasta la actualidad.
En este mismo orden de ideas, si deciden donarlos a instituciones públicas, especialmente si estas pertenecen a la localidad en la que la empresa tiene sus instalaciones, esta organización adquirirá una imagen corporativa muy positiva que, incluso, puede ayudarlos a incrementar sus ganancias, en función de la comercialización de los bienes y/o servicios que se prestan al público.
Por otro lado, en lo que respecta al funcionamiento de los activos fijos, se debe vigilar que estos sean utilizados adecuadamente, implementando además medidas de seguridad como controles administrativos para evitar que estos sean robados.
Igualmente, en lo que respecta al uso de algunos de activos fijos para los cuales se requiera conocer instrucciones muy precisas, la empresa debe capacitar a todos los miembros del personal que los utilicen para que estos sepan el modo correcto en el cual tienen que emplearlos, logrando conservarlos operativos por más tiempo al aumentar su lapso de vida útil.
Asimismo, las empresas también de asumir la responsabilidad de programar la implementación de procesos de mantenimiento preventivo de sus activos fijos, haciéndolo de forma periódica, para que no tengan que incurrir en mayores gastos por estas causas en un tiempo menor al que realmente sea necesario.
El resguardo de los activos fijos
Así pues, en la empresa también se debe velar por el resguardo de los activos fijos al no permitir que estos sean utilizados por los trabajadores para su bienestar personal, ni que tampoco los saquen de las instalaciones de la misma, a menos que estos cuenten con un permiso para poder hacerlo.
Por lo tanto, para evitar contratiempos en este sentido, se debe realizar una asignación de responsabilidades de custodia a un determinado personal, quien tendrá que llevar un seguimiento del uso adecuado de los activos fijos, debiendo notificar en el caso de que estos necesiten ser reemplazados o reparados, bien sea porque presenten fallas en su operatividad o estos se hayan vuelto obsoletos.
Aunado a esto, estos encargados también notificarán a la empresa si alguno de los empleados utilizó indebidamente estos artículos, bien sea para lograr algún propósito de carácter personal, o en el caso en cual no haya seguido al pie de la letra las instrucciones sugeridas para emplearlo adecuadamente.
Inclusive, otro de los consejos ideales para mantener un correcto resguardo de los activos fijos, sería que cada empresa diseñe un Manual de activos fijos, en el cual se establezcan las normativas y políticas internas que se van a aplicar en torno a este aspecto.
Por lo tanto, es importante que en este manual también se encuentre reflejada información de carácter instruccional, para que los empleados y personas que utilicen algunos activos fijos que requieran del conocimiento específico para su operatividad, sepan cuáles son las recomendaciones para emplearlos de una forma correcta, pudiendo con ello conservarlos en excelentes condiciones.
